MAPA DE PROCESO

Que es un mapa de procesos

Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario gráfico de los procesos de una organización.

El mapa de proceso contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo en una unidad  de una forma distinta a la que ordinariamente lo conocemos.  A través de este tipo de gráfica podemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, y que sin embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo.

UTILIDAD DE LOS MAPAS DE PROCESOS

El mapa de procesos proporciona una perspectiva global-local, obligando a “posicionar” cada proceso respecto a la cadena de valor. Al mismo tiempo, relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan, utilizándose también como herramienta de consenso y aprendizaje.

Un mapa de proceso o cadena de valor es la representación grafica de los procesos de una organización, todo mapa tiene 3 niveles de procesos:

·         Directivos o estratégicos

·         Táctico o técnicos

·         Operativo.

PORQUE DOCUMENTAR LOS PROCESOS

Para que esta sea una guía de consulta permanente al alcance de todos los involucrados en el proceso evitando así una posible falla en el proceso, en caso de haberla se entraría a evaluar con estos documentos para visualizar el posible error y así corregirse o mejorarse.

Sin embargo, hay unos argumentos muy importantes para dedicar tiempo y esfuerzo para documentar la base de los hechos lo más conciso posible. No se trata de hacer un plan lo más detallado posible. Se trata de elaborar una documentación básica, que sirve a todos los departamentos y que asegura que todo el mundo esté hablando de la misma cosa y con los mismos argumentos.

• Utiliza un lenguaje claro y simple. La documentación base tiene que servir de ayuda a todos en la empresa, sin distinción de procedencia departamental, conocimiento técnico, lugar de trabajo. Todo el mundo debe entender lo que aporta este producto/módulo/proceso/servicio.
• Describe los resultados, no las especificaciones técnicas. A diferencia con la documentación técnica, la documentación base pone hincapié en lo que hace/debe hacer el producto o proceso en cuestión. Por ejemplo: “la herramienta de google para generar palabras claves ofrece una selección de búsquedas populares de los usuarios. La información se extrae del buscador google y se agrega dentro de la herramienta. De este modo los interesados se pueden informar sobre la popularidad de las palabras de búsqueda.” No hace falta adicionar el algoritmo exacto usado por google, ni dónde, cómo y cuando se agregan las palabras de búsqueda. La idea general es suficiente para que todo el mundo entienda de que se trata.
• Explica los detalles que tienen una influencia especial sobre el uso de producto. Por ejemplo en la herramienta de google obtienes diferentes resultados al buscar por documentación o por documentaciones. Esta diferencia es importante, así que hay que mencionarla en la documentación base. Al contrario, google no se importa si escribes con mayúsculas o minúsculas. Por lo tanto no es importante realzar este tema.

·         Y claro: hay que asegurarse que todos lean la documentación!

LA IMPORTANCIA DE LOS EQUIPOS DE PROCESOS

Es muy importante para la documentación y la graficacion eficientemente de los procesos internos de la empresa igualmente para comprender  en otros términos lo que podríamos decir en textos o palabras 

CUANDO UTILIZAR LOS MAPAS DE PROCESOS

•              Cuando las quejas o los señalamientos que se reciben se relacionan con el tiempo que debe esperar el cliente para obtener algún servicio o resultado,

•              Cuando se reciben señalamientos o quejas de errores en el resultado del trabajo

•              Cuando se interesa automatizar la información a través de la adquisición de equipos de computadoras y aplicaciones

•              Cuando existe una necesidad continua de adiestrar personal para llevar a cabo el trabajo,

•              Cuando es necesario establecer indicadores para medir la efectividad o eficiencia del trabajo,

COMO PREPARAR UN MAPA DE PROCESOS

Existen varios métodos para representar un proceso.  La selección de uno sobre otro dependerá del propósito para el cual se prepara.  Dos alternativas son: el flujograma y el mapa de procesos cruzados (“crossfunctional process map”).

Cuando el resultado (producto o servicio) requiere de la participación activa de varias unidades de trabajo, resulta útil comenzar el análisis con el mapa de procesos cruzados. Por el contrario, si los pasos o tareas del proceso se llevan a cabo en una misma unidad de trabajo, entonces el flujograma puede ser la mejor alternativa. Si desea información más detallada de cómo preparar alguno de éstos, coloque el cursor sobre el tipo de mapa y oprima

SOFTWARE QUE SE UTILIZA PARA CREAR MAPAS DE PROCESOS

1.    Mind Pad (Mind Pad) 3.1 La mejor idea de Mind Pad: Mind Pad es un software fácil usar. Además de que este software le proporciona una poderosa metodología orientada objetos y la escritura de comandos, también le resultará muy sencillo de utilizar. Será muy sencillo que utilice para el mapeo mental de cada día

EDraw Mind Map – Software libre para hacer mapas de procesos: es un software para hacer todo tipo de esquemas de procesos de forma rápida e intuitiva. Es muy fácil de utilizar, no es como otros programas que tienes que batallar con ellos durante horas para conseguir lo que quieres